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Protection des données à caractère personnel
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Notice Globale
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POLITIQUE DEPROTECTION DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL
| Date d’entrée en vigueur | 25 mai 2018 |
| Dates de mise à jour | 20/09/2019
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| Références | Règlement n° 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016
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NOTONE-LAB a élaboré une politique en matière de protection des données à caractère personnel, afin de se conformer à la réglementation applicable, et notamment au règlement n° 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation des données (règlement général sur la protection des données – RGPD).
Responsable du traitement :
Jean-François LINARES
2 chemin de l’ancienne forge 33750 Beychac-Et-Caillau
Les données auxquelles NOTONE-LAB a accès dans l’exercice de ses activités sont susceptibles de relever de la vie privée de leurs clients : adresse postale, nom, prénom,….
Le respect par NOTONE-LAB de la réglementation relative à la protection des données à caractère personnel est un facteur de transparence et de confiance à l’égard de ses clients.
Données à caractère personnel : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ; est réputée être une «personne physique identifiable » une personne physique qui peut être identifiée directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.
Destinataire : la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou tout autre organisme qui reçoit communication de données à caractère personnel, qu’il s’agisse ou non d’un tiers.
Responsable du traitement : la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement.
Traitement : toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction.
Sous-traitant : la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement.
G29 : Groupe des « CNIL » européennes
NOTONE-LAB applique les principes suivants :
NOTONE-LAB recueille et traite les données à caractère personnel pour une finalité déterminée explicite et légitime, correspondant aux objectifs poursuivis (exemple : gestion de la clientèle : gestion des contrats, suivi clientèle, traitement des réclamations, exécution d’obligations légales, …).
2.2 Principe de proportionnalité
NOTONE-LAB ne recueille et ne traite que les seules informations adéquates, pertinentes et nécessaires à la finalité du traitement peuvent faire l’objet d’un traitement de données à caractère personnel.
Par exemple, il n’est pas utile d’enregistrer des informations sur l’entourage familial d’une personne lorsque, au regard des finalité d’un traitement et de la nature de la prestation, seuls sont nécessaires des éléments relatifs à la bonne réalisation de la ou des prestations.
2.3 Principe de minimisation des données
En application des principes issus du RGPD, NOTONE-LAB se conforme au principe de minimisation des données, selon lequel des données à caractère personnel ne peuvent faire l’objet d’un traitement que si les finalités du traitement ne peuvent être atteintes par le traitement d’informations ne contenant pas de données à caractère personnel.
Dans ce cadre NOTONE-LAB s’engage à :
- s’interroger sur la nécessité de traiter des données à caractère personnel pour atteindre les finalités recherchées par le traitement ;
- s’interroger sur la question de savoir si le traitement de données à caractère personnel s’avère nécessaire, limiter le traitement des données au minimum;
- identifier les catégories de données traitées ;
- identifier le volume ou la quantité de données traitées ;
- s’interroger sur la question de savoir si les données collectées sont plus ou moins nécessaires au traitement.
2.4 Durée de conservation limitée des données
NOTONE-LAB ne conserve pas indéfiniment les informations figurant dans un fichier. Il établit une durée de conservation en fonction de la finalité de chaque fichier et de la législation en vigueur
2.5 Droit à l’oubli
L’article 17 du RGPD prévoit le droit à l’effacement ou droit à l’oubli : les personnes concernées ont le droit d’obtenir du responsable du traitement, dans les meilleurs délais, l’effacement des données à caractère personnel les concernant.
NOTONE-LAB ne mettra pas en œuvre le droit à l’effacement irréversible des données avant l’expiration de la durée de prescription de la responsabilité civile professionnelle . Par ailleurs, le droit à l’oubli ne prévaut pas sur certaines obligations d’archivage de données pendant des périodes déterminées, notamment pour des raisons de conformité aux obligations fiscales.
2.6 Principes de sécurité et de confidentialité
Les données contenues dans les fichiers ne peuvent être consultées que par les personnes habilitées à y accéder en raison de leurs fonctions.
NOTONE-LAB est astreint à une obligation de sécurité. Il doit ainsi prendre toutes les mesures nécessaires pour en garantir la confidentialité et éviter toute divulgation d’information.
NOTONE-LAB veille à ce que chaque personne habilitée à accéder aux informations dispose d’un mot de passe individuel (composé, si l’authentification repose uniquement sur un identifiant et un mot de passe, de 8 caractères minimum et de majuscules, minuscules, chiffres et caractères spéciaux et renouvelé régulièrement) et que les droits d’accès soient précisément définis en fonction des besoins réels.
2.7 Respect du droit des personnes
En application de l’article 13 du RGPD, NOTONE-LAB communique les informations suivantes lorsque les données sont collectées auprès de la personne concernée :
- les coordonnées du responsable du traitement ;
- les finalités du traitement auquel sont destinées les données à caractère personnel ;
- la base juridique du traitement ;
- les intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement ou par un tiers lorsque ces intérêts légitimes sont la condition de licéité du traitement ;
- le fait que le responsable de traitement a l’intention d’effectuer un transfert de données à caractère personnel vers un pays tiers ;
- le cas échéant, l’existence ou l’absence d’une décision d’adéquation rendue par la CNIL, la référence aux garanties appropriées ou adaptées et les moyens d’en obtenir une copie ou l’endroit où elles ont été mises à disposition ;
- la durée de conservation des données à caractère personnel ou, lorsque ce n’est pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette durée ;
- l’existence du droit de demander au responsable du traitement l’accès aux données à caractère personnel, la rectification ou l’effacement de celles-ci, ou une limitation du traitement relatif à la personne concernée, ou du droit de s’opposer au traitement et du droit à la portabilité des données ;
- lorsque le traitement est fondé sur le consentement de la personne concernée, l’existence du droit de retirer son consentement à tout moment, sans porter atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celui-ci ;
- le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle ;
- des informations sur la question de savoir si l’exigence de fourniture de données à caractère personnel a un caractère réglementaire ou contractuel ou si elle conditionne la conclusion d’un contrat et si la personne concernée est tenue de fournir les données à caractère personnel, ainsi que sur les conséquences éventuelles de la non-fourniture de ces données ;
- l’existence d’une prise de décision automatisée, y compris un profilage et, au moins en pareil cas, des informations utiles concernant la logique sous-jacente, ainsi que l’importance et les conséquences prévues de ce traitement pour la personne concernée.
Toute personne a le droit de s’opposer, pour un motif légitime, à ce que des données la concernant soient traitées, sauf si le traitement concerné présente un caractère obligatoire.
Par ailleurs, toute personne physique justifiant de son identité a le droit d’interroger le responsable d’un traitement de données à caractère personnel notamment pour :
- savoir si des données qui la concernent y figurent ou non ;
- obtenir la communication des données qui la concernent sous une forme compréhensible, d’une part, et de toutes les informations disponibles quant à leurs origines, d’autre part ;
- obtenir des informations sur la finalité du traitement, les données collectées et les destinataires.
NOTONE-LAB se conforme au droit à la portabilité des données permettant aux personnes concernées d’exiger des responsables de traitement la transmission de leurs données à caractère personnel à un autre responsable de traitement, sans que le responsable de traitement ayant initialement collecté les données ne puisse s’y opposer.
Dans ce cadre, les personnes concernées ont le droit de recevoir les données à caractère personnel les concernant qu’elles ont fournies à un responsable de traitement, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et de les transmettre à un autre responsable de traitement et le droit d’obtenir que les données soient transmises directement d’un responsable de traitement à un autre lorsque cela est techniquement possible.
NOTONE-LAB qui a initialement traité les données à caractère personnel, est tenu de communiquer les données à caractère personnel relatives à son client ou à un confrère, lorsque le traitement initial repose sur l’un des fondements suivants :
- le client a exprimé son consentement au traitement de ses données à caractère personnel ou le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel le client est parti ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande du client ;
- et le traitement est effectué à l’aide de procédés automatisés.
NOTONE-LAB devra donc faire droit à la demande de son client si celui-ci demande la transmission de ses données à caractère personnel à un confrère et les transmettre dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.
Selon le G29, le droit à la portabilité des données s’applique uniquement si le traitement des données est effectué à l’aide de procédés automatisés et, par conséquent, ne couvre pas la plupart des dossiers papier.
2.9 Capacité à suivre les destinataires de données à caractère personnel
NOTONE-LAB doit être en mesure de suivre et d’identifier les destinataires des données à caractère personnel qu’il traite.
- Traitement des données personnelles et gestion des clients et prospects de NOTONE-LAB
Dans le cadre de ces activités, les données à caractère personnel relatives à la clientèle correspondent à toutes les données à caractère personnel nécessaires dans la constitution du dossier du client, dans les prestations de création de site web, de numérisation vidéo et audio, signature électronique, maintenance informatique ainsi que de récupération de données, puis dans le suivi dans la durée.
Ces données peuvent concerner des données relatives tant à la vie personnelle qu’à la vie professionnelle, dès lors que NOTONE-LAB est amené à conseiller le client au regard des éléments de connaissance qu’il aura recueillie aux fins de réalisation de devis, de factures et de communications diverses vers les clients (newsletter, courriers courriels)
NOTONE-LAB ne traite pas des informations sensibles relatives aux condamnations pénales, aux infractions ou aux mesures de sûreté connexes, à l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale, ainsi que le traitement des données génétiques, des données biométriques aux fins d’identifier une personne physique de manière unique, des données concernant la santé ou des données concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne physique, dans le cadre de ces activités .
En effet, l’article 9, al.1, du RGPD prévoit l’interdiction de principe du traitement de telles données et, conformément à l’article 5 du RGPD, NOTONE-LAB ne collecte que des données adéquates, pertinentes et strictement nécessaires à la finalité du traitement.
3.2 Dispositif de traitement des données
Information des clients
Les clients et prospects de NOTONE-LAB doivent être informés :
- De l’identité et des coordonnées du responsable de traitement ;
- De l’objectif poursuivi (gestion et suivi des dossiers de ses clients) ;
- De la base juridique du traitement (exécution contractuelle ou précontractuelle à la demande du client) ;
- De l’intérêt légitime s’il s’agit de la base légale du traitement ;
- Des destinataires des données (des sous-traitants, des huissiers, etc.) ;
- De la durée de conservation ;
- Des droits dont ils disposent ;
- Des conditions d’exercice de ces droits ;
- Du droit de retirer son consentement s’il s’agit de la base légale du traitement ;
- Du droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle ;
- Des informations sur le caractère réglementaire ou contractuel du traitement lorsqu’il s’agit de la base légale du traitement.
Ces informations peuvent figurer au sein d’un devis, facture ou des documents contractuels. Ces informations peuvent également faire l’objet d’une communication par courriel ou par document distinct, notamment pour régulariser la situation auprès des clients qui n’ont pas été correctement informés.
Conservation des données
Les données à caractère personnel ne peuvent être conservées que le temps nécessaire à l’accomplissement de l’objectif poursuivi lors de leur collecte.
Les données relatives aux clients peuvent être conservées le temps de la relation contractuelle entre NOTONE-LAB et son client. Elles ne doivent pas être conservées au-delà d’un an à l’issue de la relation contractuelle au sein des dossiers courants.
Au-delà, les données devraient être archivées pour la période où la responsabilité de NOTONE-LAB pourrait être mise en cause et afin de respecter les dispositions relatives à la lutte anti-blanchiment et le financement du terrorisme, avant suppression définitive des données :
- Dossier client : 5 ans,
- Dossier client conseillé mais n’ayant pas acheté un des services : 3 ans à compter de la dernière communication échangée.
Les données à caractère personnel relatives à un prospect non client peuvent être conservées pendant un délai de trois ans à compter de leur collecte par le responsable de traitement ou du dernier contact émanant du prospect (par exemple, une demande de documentation ou un clic sur un lien hypertexte contenu dans un courriel ; en revanche, l’ouverture d’un courriel ne peut être considérée comme un contact émanant du prospect).
Le choix du mode d’archivage est laissé à l’appréciation de NOTONE-LAB. Des données peuvent ainsi être archivées :
- dans une base d’archive spécifique, distincte de la base active, avec des accès restreints aux seules personnes ayant un intérêt à en connaitre en raison de leurs fonctions (par exemple, le service du contentieux) ;
- ou dans la base active, à condition de procéder à un isolement des données archivées au moyen d’une séparation logique (gestion des droits d’accès et des habilitations) pour les rendre inaccessibles aux personnes n’ayant plus d’intérêt à les traiter.
Sécurité des données
L’accès aux locaux dans lesquels sont stockés les dossiers est suffisamment sécurisé ainsi que la sécurité du système d’information sur lequel sont stockés les dossiers sous format numérique (caméras de surveillance, pare- feu, mots de passe, habilitations, etc.).
Notone-LAB n’a d’autre ressources humaines que son dirigeant. Si un recrutement intervenait, le personnel serait alors formé et sensibilisé en fonction de ses accréditations à l’intérêt de la protection des données à caractère personnel..
Principe général de respect de la minimisation
NOTONE-LAB ne doit collecter que des données adéquates, pertinentes et strictement nécessaires à la finalité du traitement.
Le sous-traitant est « la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable de traitement ». Il peut s’agir notamment d’un comptable, un éditeur de logiciel, un hébergeur, etc.
5.2 Obligations en matière de traitement des données personnelles
Le contrat liant NOTONE-LAB au sous-traitant doit comporter :
- l’objet ;
- la durée ;
- la nature ;
- la finalité ;
- le type de données à caractère personnel ;
- les catégories de personnes concernées ;
- les droits et obligations du responsable de traitement ;
- les mesures de sécurité mises en œuvre concernant le traitement de données à caractère personnel qui sera réalisé.
- la possibilité de ne traiter les données que sur instruction documentée du responsable du traitement, même en ce qui concerne les flux transfrontières ;
- la confidentialité des données ;
- l’exercice des droits des personnes concernées ;
- l’aide qu’il doit fournir au responsable de traitement par des mesures techniques et organisationnelles appropriées, dans toute la mesure du possible, pour s’acquitter de l’obligation de donner suite aux demandes des personnes concernées ;
- l’aide fournie au responsable de traitement pour garantir le respect de ses obligations compte tenu de la nature du traitement et des informations à la disposition du sous-traitant ;
- la suppression des données concernées à l’issue du traitement, ou leur renvoi au responsable de traitement ou leur conservation s’il en est tenu par une disposition nationale ou européenne ;
- la mise à disposition du responsable du traitement de toutes les informations nécessaires pour démontrer le respect de ces obligations et pour permettre la réalisation d’audits, y compris des inspections, par le responsable du traitement ou un autre auditeur qu’il a mandaté, et contribuer à ces audits ;
- l’éventuel recrutement par le sous-traitant d’un sous-traitant ultérieur, d’un nouveau sous-traitant, et l’obtention de l’autorisation préalable écrite du responsable de traitement relative à ce recrutement qui doit être formalisé par un contrat mentionnant l’ensemble des obligations ci-dessus énumérées.
NOTONE-LAB a l’obligation de ne recourir qu’à « des sous-traitants qui présentent des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du RGPD et garantisse la protection des droits de la personne concernée »
NOTONE-LAB doit interroger ses sous-traitants sur les garanties qu’ils ont mises en place afin de garantir leur conformité au RGPD. Dans le cas où NOTONE-LAB identifie des lacunes dans les mesures mises en place par le sous-traitant, ils devront conclure un avenant au contrat afin de combler lesdites lacunes.
NOTONE-LAB met en place des mesures générales de sécurité des données personnelles :
- limiter accès aux locaux ;
- caméras de surveillance ;
- ne pas stocker ou archiver les données personnelles dans des locaux accessibles à tous ;
- alarmes, …
6.2 Mesures de sécurité informatiques
NOTONE-LAB met en place des mesures de sécurité informatiques des données personnelles :
- authentifier les utilisateurs (mot de passe de minimum 8 caractères contenant une majuscule, une minuscule, un chiffre et un caractère spécial)
- déterminer les personnes qui sont habilitées à accéder aux données à caractère personnel le cas échéant ; supprimer les permissions d’accès obsolètes ;
- sécuriser l’informatique mobile ;
- mettre en place des sauvegardes régulières, stocker les supports de sauvegarde dans un endroit sûr, etc.
La violation de données à caractère personnel est une violation de la sécurité entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée de données à caractère personnel transmises, conservées ou traitées d’une autre manière, ou l’accès non autorisé à de telles données.
Sauf dans les cas où la violation n’est pas susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes physiques, NOTONE-LAB la notifie à la CNIL dans les meilleurs délais et si possible, au plus tard dans les 72 heures après en avoir pris connaissance.
Si NOTONE-LAB a un sous-traitant, celui-ci devra également notifier au responsable de traitement toute violation de données à caractère personnel dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance.
NOTONE-LAB informera directement la personne concernée de la violation, sauf dans les cas où la violation n’est pas susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés d’une personne physique, d’informer directement la personne concernée de la violation.
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